Le choix d'un espace de bureau peut être très difficile, car votre décision aura de nombreuses répercussions sur votre entreprise. Un emplacement mal choisi, par exemple, pourrait vous faire perdre des employés ou des clients.
Les questions à se poser avant de choisir un espace de bureau
Espace de bureaux
Étant donné que les propriétaires préfèrent des baux à long terme, les entreprises devraient se poser les questions suivantes avant de signer :
Mon entreprise a-t-elle de la flexibilité pour se développer ?
Toute entreprise doit tenir compte non seulement de ses besoins immédiats, mais aussi de la croissance et des aléas conjoncturels qui pourraient modifier les besoins en espace au cours de votre contrat de bail.
Si vous ne pouvez pas vous permettre de prendre de l'espace supplémentaire pour des questions budgétaires, essayez de négocier une durée de bail plus courte ou ajoutez une clause au bail qui vous donne le premier droit de négociation sur tout espace adjacent qui deviendrait vacant.
Et pourquoi pas l’option du coworking ?
Si vous être une startup, une entreprise en forte croissance, en phase de réorganisation, vous souhaitez travailler dans plusieurs localisations d'une ville ou d'un pays ? C’est une bonne option !
Les avantages
- Mutualiser les services du coworking
- Le coworking est un choix pour les indépendants ou les jeunes entreprises
- En coworking, aucun souci d’aménagement de son espace de travail
- Le coworking offre un environnement pensé pour le bien-être au travail
- En coworking on dispose d’espaces communs confortables et avenants
- Occuper des espaces coworking différents selon ses besoins
- Profiter des bienfaits de la sociabilité en coworking
Est-ce le bon endroit pour mes employés clés ?
Préparez un plan de mobilité en tenant compte du lieu de résidence de vos employés clés.
Un trajet long et coûteux peut les pousser à chercher un emploi ailleurs.
Demandez-leur si l'espace est pratique pour eux.
L'emplacement est-il pratique pour les clients ? Parking, accessibilité en transport en commun.
Vous souhaitez également que votre bureau soit accessible aux clients, car les coûts de transport continuent d'augmenter et les gens ne sont pas forcément prêts à se déplacer pour fréquenter votre entreprise. Si vous quittez un emplacement urbain pour un espace moins cher décentralisé, demandez-vous si la baisse des dépenses compensera la perte éventuelle de clients. Même à l'ère des vidéoconférences , il est important que les réunions en face à face soient gérables.
Ce bureau envoie-t-il le bon signal ?
Quelle image voulez-vous donner à votre entreprise ? Réfléchissez-y.
Réception, mobilier, qualités de vos aménagements, sont des signaux que vous envoyez à vos clients, mais aussi à vos éventuelles recrues.
Y a-t-il des coûts cachés que je n'ai pas pris en compte ?
Calculez le coût total de l'espace – loyer ou prix de vente, charges communes, taxes communales et régionales, frais de déménagement et autres coûts qui ne sont pas forcément évidents. Comme il peut y avoir des frais cachés. Nous vous recommandons de faire appel à nos services de représentation de locataire pour vous aider à comprendre les enjeux de votre déménagement, le choix de la localisation et de l’immeuble ainsi que pour l’accompagnement à la négociation des conditions avec le propriétaire.
Parking et transport en commun
Il est important de tenir compte de la quantité de places de stationnement disponibles dans l’immeuble. Est-ce qu’il y a suffisamment de bornes de recharge pour les véhicules électriques ou hybrides rechargeable ?
Si le nombre de places de parking est limité, existe-t-il un endroit où les employés peuvent se garer afin que les clients bénéficient des espaces les plus pratiques ? Négocier des tarifs spéciaux pour les employés et valider les tickets de stationnement des clients sont de bonnes idées, mais elles doivent être intégrées dans votre budget.
Avez-vous prévu un plan de mobilité en transport en commun à présenter à vos employés ? Plus ceux-ci auront recours aux transports publics, moins cela vous coûtera en espace de parking et à l’environnement.
Est-ce que j'envisagerais de partager un bureau avec une société avec laquelle je partage des intérêts communs ?
Partager un espace avec une autre entreprise permet d'économiser de l'argent non seulement sur le loyer du bureau, mais aussi sur le coût des espaces communs.
Il est idéal de partager avec des entreprises complémentaires, par exemple un architecte avec un constructeur ou une société de relations publiques avec un concepteur de sites Web. Il doit y avoir un accord formel entre les locataires, même si c'est au mois.
Attention à faire coïncider les durées et les conditions du bail de sous-location avec le bail principal.
Augmentation de votre loyer
Nous rentrons dans une ère d’inflation des prix plus importante, négocier un pourcentage d’indexation maximal annuel.
Penser à intégrer un droit de préemption à l’issue du contrat de bail pour vous permettre de négocier les conditions d’un nouveau bail.
Notez la date d’échéance ultime de votre contrat de bail et les dates de renouvellement généralement prévues à la troisième et la sixième année. En général, vous pouvez renoncer ou renégocier votre bail à ces dates. Attention de ne pas le faire au dernier moment. Prenez contact avec le propriétaire au moins 9 mois avant la date de renouvellement et 12 mois avant la fin du bail.